CIO开好会议的八大技巧

发布日期：2012-06-06 10:36     浏览次数： 次

    随着IT技术在企业的不断深化应用，IT部门每周估计可能有约30%以上的工作时间要在开会。可以说，开一个高效会议的IT项目会议，是CIO的必修课。
    那么，CIO如何才能开一个高效的会议，尤其是悠关企业未来竞争力的大型IT建设项目(如ERP、SCM等)，如何能在会议中切实有效解决问题，以为提高团队士气、提高项目科学决策、解决项目冲突和顺利实施项目奠定坚实的基础？
1、明确会议目标
    会议本身就是以目标为导向的。有一个明确、对口的目标才能体现召开会议的意义。比如召开一个IT项目会议的目标就是要沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突、进行项目跟踪等，当然也包括计划、考核项目完成时间、成本与投入效益比等，让与会者都有目标、指标，才有可能认真贯彻执行。
2、制定会议计划，使会议标准化
    IT会议计划主要包括确立适合的参加人、会议的记录、议程、时间、会场、开会的方式等。如会议讨论是分小组进行还是个人发言，决策是领导人拍板、还是团队表决。
    微软件每次开会都是高效率的标准化操作模式，包括会议的目标/议程/参与者/主持/决议/执行等都是标准化，连两个不同的会前后隔几天开都是标准化的。

3、制定会议议程细分表
    一个大型IT项目会议议程、事项很多，为了不使会议忙而出错丢三落四，制订会议日程表很重要。开会当中，作为主持人，CIO可以不时抽出一些时间来检查议程明细表上的每一项，看看完成情况，努力在计划规定的时间内把会议讨论全部落实、推向高潮，并及时结束会议。利用议程明细表还可对突发事件进行调整，以保证会议顺利进行。
4、巧妙控制会议过程
    会议开始时应由CIO或相关主持人说明会议的目的和期望，明确谁做会议记录，谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机、做好笔录、网络连接、鼓励提问、不准中途离开等，以避免影响会议的正常进行。会议主持人的首要任务是要紧扣会议议题，防止跑题和偏题，设定时间，准时开始、准时结束，并要对每个IT议程定个大致的时间限制。日本松下公司就开会时间就以“分”为计算单位，清楚划分，严格控制。
5、善于对付“会议麻烦制造者”
    一个IT会议，特别是事关大型信息化建设项目如ERP、SCM或大型研发项目的会议，CIO最怕就是不配合的人，使会议难以顺利达到计划目标，我们把这些人称之为“会议麻烦制造者”。美国IBM公司把可能的“会议麻烦制造者”归为六大类，并制定了对付这六大类人的方法。
1）迟到者——对有各种借口常迟到的IT员工或关联部门的员工，采取重点盯人术，在会前特别招呼，屡教不改者会后处罚。
2）搅局者——搅局者往往对某个主题或计划持有严重偏见，提不出正面建设的意见，为反对而反对。因此，CIO可在征求多数人意见之下，采取限制时间量、设制时间段、限制主题和要求提出正反两面意见来干预随意“炮火乱开”的搅局者。
3）心不在焉者——一些IT员工或关联部门的员工会上爱做小动作，容易分心，有时还会严重干扰会议情绪。对付此种人，主持人就用眼睛不时关注他提醒他，或者穿插提问，吸引其注意，甚至可以让这种人作会议纪录，写会议感想提建议，让他无法分心。
4）穷嘴多舌者——这种人爱辩得脸红脖子粗，讲得滔滔不绝，浪费大家时间；或是一有想法，就突然冒出话，抢断话题，破坏会议秩序。CIO应限制时间量、设制时间段巧妙控制这些人随意发言，以免跑离主题。
6、做好会议记录
   每一项IT会议一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有执行人员、所负职责及完成期限，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。一般而言，会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录，所有与会者应承担起对会议质量进行反馈、执行的职责。
7、建立会后追踪责任制
    会议结束时CIO要及时总结会议的主要决定和行动方案，建立会议事后跟踪程序，明确各项任务的责任人及完成时间，并确定由谁进行督促和检查实施的情况。如有意外，CIO可及时发现适时调整。SAP公司一个著名开会法则就是：“议后速决，决后速行”，决议内容要日清月结，否则会议召集人和主管将受处罚。
8、利用现代工具开高效会
    CIO应充分利用现代化通信技术工具，这是迅速提高会议质量、效率的重要保障，它包括IT技术、多媒体和视频等。网络视频会议对分布各地的集团企业召开包括IT项目等各种会议十分有用，它可实现移动会议、远程即时转播，不必再让有关人员乘坐飞机去往目的地，可以节省飞行、住宿、伙食、地面交通等许多会议费用。而现代多媒体教学工具的运用也能使发言干净利落，如联想、海尔等公司会运用多媒体开会，图文并茂，生动形象，使会议快速高效。
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